Materi PKD "MANAJEMEN FORUM DAN TEKNIK PERSIDANGAN"

VI.1 Pengertian Manajemen Forum

Dalam suatu forum, dikenal istilah manajemen forum. Manajemen forum adalah suatu bentuk pengaturan situasi atau keadaan peserta maupun bahan diskusi di dalam forum rapat atau musyawarah. Suatu ‘tujuan’ terkadang dapat tercapai bahkan seringkali terealisasi melalui manajemen forum ini.

Seberapa penting dilakukan? Strategi perjuangan sebuah organisasi banyak sekali caranya dalam upaya mengegolkan suatu tujuannya dalam permusyawaratan. Ada pembentukan opini, manajemen konflik, ada opini publik, juga ada manajemen forum. Bagaimana suatu forum dikondisikan sedemikian serupa sehingga terbentuk kondisi atau situasi yang dapat memudahkan sekelompok orang atau suatu organisasi dapat tercapai tujuan yang diinginkan.

Langkah-langkahnya dapat berupa main gertak, main pukul meja atau lempar kursi, hal itu kalau cara yang kasar. Ada pula cara yang lembut seperti dengan memberikan pernyataan yang bertele-tele, atau memainkan waktu diskusi. Dapat pula dengan saling memberikan justifikasi pada pendapat rekan yang yang memiliki pandangan maupun visi yang sama dalam forum tersebut. Dan seringkali terjadi adalah adu debat hanya untuk sebuah manajemen forum.

Lantas, apa gunanya manajemen forum? Banyak, dan penting untuk dicoba. Untuk memberikan penekanan suatu titik permasalahan atau hal yang ingin disampaikan. Misalnya tentang Kriteria seorang Ketua. Di situ disampaikan secara berulang-ulang walau materi penyampaiannya terkadang dibuat melebar atau potong permasalahan yang kemudian kembali difokuskan lagi. Yang intinya kriteria versinya dapat diakomodir dalam suatu forum diskusi atau permusyawaratan.

Semua hal memiliki 2 buah sisi, positif dan negatif dan lagi-lagi semua ilmu yang ada di dunia ini pada penggunaanya akan dikembalikan lagi pada niat pelakunya, apakah ilmu itu akan digunakan untuk mencapai kemaslahatan bersama yang lebih besar atau hanya sekedar mengacau bahkan mengarah pada menggolkan kepentingan individu dan golongan tertentu dengan cara men-setting forum yang ada dengan sedemikian baik. Yang terpenting adalah bagaimana kemudian bahasa-bahasa yang digunakan masih berada pada lingkaran etis dan tetap memakai pola pikir terdidik dan bijaksana.

Persidangan resmi dilaksanakan atas dasar konstitusi dan atau kebutuhan forum. Didalam persidangan resmi tersebut tentu pula ada tata tertib dan juga aturan main yang harus dipatuhi, agar sidang yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan tertib, teratur serta menghasilkan keputusan yang bersih, terpadu, dan sesuai dengan kehendak bersama.

VI.2 Pengantar Teknik Persidangan

Proses pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah organisasi merupakan hal yang penting serta memiliki posisi strategis, terutama apabila organisasi tersebut dihadapkan pada persoalan yang sulit serta mengancam stabilitas kelangsungan organisasi tersebut. Sebagai organisasi yang memiliki warna demokrasi seperti halnya organisasi kemahasiswaan, langkah decision making senantiasa diperlukan melalui jalan musyawarah antar anggota atau musyawarah pengurus.

Secara etimologi sidang menunjukkan pada subjek yang terlibat dalam suatu pertemuan yang resmi seperti sidang pimpinan/anggota, sidang hakim, sidang jum’at dan sebagainya. Tujuan yang hendak dicapai dalam persidangan adalah usaha komunikasi guna mencapai kesepakatan tertentu yang bermuara pada proses pencapaian tujuan organisasi secara mufakat. Persidangan yang dilaksanakan melalui jalan musyawarah tersebut menuntut adanya kesepakatan-kesepakatan yang telah disetujui bersama oleh peserta sidang.

Sidang atau musyawarah atau rapat adalah suatu pertemuan untuk memutuskan suatu perkara atau masalah. Persidangan diartikan sebagai suatu forum yang dilaksanakan secara formal oleh suatu lembaga, organisasi atau unit-unit lain dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggung jawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya. Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi. Jadi persidangan sifatnya lebih formal dan isi pembicaraannya lebih bersifat politik legal serta menghasilkan keputusan-keputusan politik yang mengikat banyak orang serta kepentingan.

Persidangan biasanya sangat alot, karena isi pembicaraan begitu komplek serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai. Selain itu dikarenakan banyaknya kepentingan yang muncul sehingga tidak heran apabila suatu persidangan sangat alot dan kecenderungan panas yang mengundang kontak fisik. Gesekan-gesekan dalam situasi persidangan adalah suatu hal yang biasa karena didalamnya terjadi proses dialog atau debat untuk merasionalkan suatu hal sehingga sering pula persidangan disebut “perang dinging atau perang kata”.

VI.3 Prinsip-prinsip Persidangan

Dalam usaha mencapai suasana persidangan yang diharapkan, maka harus memperhatikan faktor-faktor yang menunjang lancarnya persidangan yang meliputi:

1. Akan kejelasan dan fokus masalah atau kasus dalam pokok persoalan yang akan dibahas.
2. Dilaksanakan dalam suasana yang terencana dari segi waktu, tempat, maupun kesempatan.
3. Dilandasi oleh sikap saling menghargai dan menghormati yang ditunjang dengan itikad baik untuk bersama-sama memikirkan kepentingan organisasi.
4. Terlepas dari kepentingan pribadi dan ambisi pribadi yang berlebihan.
5. Adanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai semangat musyawarah mufakat.
6. Konsisten dan konsekuen terhadap hasil-hasil persidangan secara mufakat.
7. Etika persidangan adalah sikap atau prilaku yang harus dimiliki oleh setiap peserta sidang. Hal hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan sidang adalah:
1. Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang selama persidangan berlangsung
2. Tidak memaksakan pendapat
3. Bersikap sopan santun
4. Bersikap lapang dada
5. Disiplin
8. Retorika adalah gaya bahasa yang digunakan dalam mengemukakan pendapat, pernyataan atau pertanyaan. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika berbicara dalam suatu persidangan adalah:
1. Intonasi suara harus jelas dan tegas
2. Tidak berbicara bohong atau harus sesuai dengan fakta dan data yang benar
3. Tidak mengeluarkan kata-kata yang bersifat SARA
4. Dalam mengemukakan pendapat tidak bertele-tele dan membingungkan peserta siding
5. Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan dimengerti oleh peserta siding
6. Dalam mengambil keputusan harus berdasarkan kesepakatan bersama (suara fraksi)

VI.4 Komponen Persidangan

Kelengkapan persidangan terdiri dari: pimpinan sidang, notulen,  ruang sidang, palu sidang, draft atau konsideran, alat dan bahan yang dapat menunjang jalannya persidangan seperti, pengeras suara, meja, kursi, alat tulis, kertas suara, kotak suara, dan sebagainya.

Bentuk pimpinan sidang terdiri dari dua macam yakni:

1. Pimpinan Sidang Tunggal

Pimpinan sidang tunggal terdiri dari: ketua, wakil ketua dan sekretaris yang pada pelaksanaannya dapat diganti setiap session oleh anggota persidangan.

2. Pimpinan Sidang Presidium

Pimpinan sidang presidium adalah onggota persidangan yang ditugaskan dalam persidangan dari mulai awal persidangan hingga akhir persidangan dan bersifat sementara. Biasanya berjumlah ganjil yaitu 3 atau 5 orang yang keseluruhannya disebut pimpinan-pimpinan presidium atau anggota presidium. Tugas presidium sidang yaitu mengatur jalannya sidang secara umum baik itu pengaturan lalu-lintas pembicaraan, memberikan kesempatan berbicara, menjatuhkan sanksi, peringatan, memberikan tekanan pada persoalan penting, menjelaskan rasionalisasi masalah dan sebagainya. Jika komponen sidang terpenuhi, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengatur mekanisme persidangan dengan baik.

VI.5 Fungsi, Tugas, Hak dan Kewajiban Komponen Persidangan

A.    Pimpinan Sidang

1. Tugas Pimpinan Sidang

-       Memimpin jalannya persidangan agar berjalan tertib dan aman

-       Mempertemukan pendapat yang berbeda, menyimpulkan pembicaraan dan mendudukkan persoalan yang sebenarnya serta mengembalikan pada pokok permasalahannya

2. Hak Pimpinan Sidang:

-       Mengatur urutan pembicaraan

-       Menetapkan waktu pembicaraan

-       Meluruskan pembicaraan yang menyimpang dari pokok permasalahan.

3. Kewajiban Pimpinan Sidang:

-       Mengendalikan proses persidangan

-       Mencatat proses dan hasil-hasil persidangan

-       Membuat laporan dan hasil-hasil persidangan

-       Menetapkan hasil persidangan

B.     Peserta Sidang

1.      Hak Peserta Sidang:

-          Mengeluarkan pendapat baik secara lisan dan atau tulisan

-          Memperoleh prioritas yang sama tanpa adanya diskriminasi

2. Kewajiban Peserta Sidang:

- Menjaga kelancaran persidangan

-   Mempertanggung jawabkan statemen yang diajukan

C.     Hak Pers dan Peninjau

Hak dari Pers dan Peninjau hanyalah sebagai pengawas forum persidangan.

D.    Ruang siding

Ruang  sidang berfungsi sebagai forum pembahasan draf dan efektifitas persidangan.

E.     Palu Sidang

Palu sidang berfungsi untuk pertanda hasil keputusan, mencabut keputusan, membuka persidangan, menutup persidangan, menenangkan forum, dll.

F.      Draf Agenda berfungsi sebagai:

a.       Lembar kesepahaman / pembahasan

b.      Bukti autentik guna mendukung keteraturan siding

c.       Lembar rekomendasi

G.    Isi Draf Agenda

a.     Agenda acara

b.    LPJ (dalam Sidang Pleno)

c.     Rekomendasi Organisasional (dalam Sidang Komisi)

d.    AD/ART (dalam Sidang Umum/ Sidang Tahunan)

e.     Tata Tertib Persidangan

f.     Job Describtion Hierarkis (dalam Sidang Tahunan)

VI.6 Mekanisme Persidangan

Dalam praktek persidangan ada beberapa istilah yang sering digunakan baik oleh peserta maupun oleh pimpinan sidang sebagai aturan tertib sidang diantaranya:

1. Ketukan palu sidang

Dalam persidangan, hal yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari suatu proses pengambilan keputusan yaitu palu sidang. Pentingnya palu sidang ini dari segi peran dan fungsinya oleh karena itu sering disebut nyawa dari persidangan. Aturan ketukan palu sidang untuk mengatur jalannya persidangan harus diperhatikan oleh seseorang pimpinan sidang agar tidak membawa masalah berikutnya. Pimpinan sidang dituntut waswas dalam menentukan ketukan palu sidang tersebut yang sebenarnya merupakan senjata bagi pimpinan sidang apabila digunakan secara benar. Adapun aturan penggunaan adalah sebagai berikut.

a.       Satu ketukan : Hasil kesepakatan

b.      Dua ketukan: Mencabut hasil keputusan, pending, membuka & menutup sidang

c.       Tiga ketukan: Menetapkan keputusan akhi

d.      Empat ketukan: Menertibkan sidang

2. Lobying

Proses pembicaraan informal peserta sidang diluar acara persidangan apabila suatu keputusan atau kesepakatan tidak dapat dicapai dalam persidangan. Terlebih dahulu persidangan diskor/dihentikan oleh pimpinan sidang dengan waktu yang ditentukan.

3. Skorsing

Skorsing persidangan dapat dilakukan apabila menghadapi permasalahan dalam persidangan baik berupa penyegaran, deadlock ataupun menghadapi keadaan darurat dan gangguan pembicaraan. Hal ini dilakukan oleh pimpinan sidang dengan jalan menghentikan persidangan dengan waktu yang ditentukan.

4. Usul

Usul yaitu keinginan dari peserta sidang atau pimpinan sidang pada saat persidangan berlangsung.

5. Interupsi

Interupsi adalah memotong pembicaraan peserta atau pimpinan sidang oleh peserta sidang. Dilihat dari kekuatannya, interupsi dari peserta sidang tidak dapat ditolak oleh pimpinan sidang dan harus diberikan waktu interupsi.Sedangkan usul boleh ditolak atau tidak dapat diberikan kesempatan sama sekali oleh pimpinan sidang untuk dikemukakan. Adapun macam-macam interupsi adalah:

a.       Point of Order

Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang meminta bicara tentang persoalan yang sedang dibicarakan.

b.      Order

c.       Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberi tawaran atas apa yang menjadi topik pembicaraan

d.      Information

Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberikan informasi kepada peserta sidang.

e.       Correction

Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk menjelaskan atau meluruskan permasalahan yang sedang di bahas.

f.       Solution

Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk menawarkan solusi

VI.7 Mekanisme Persidangan yang Ideal

1.    Memperhatikan Ketepatan Waktu, hal ini dimungkinkan untuk memperhatikan efektifitas serta efisiensi sidang (keputusan, suprastruktur serta infrastruktur persidangan).

2.    Memperhatikan Quorum, Persidangan ideal harus dihadiri dan atau disetujui oleh 2/3 anggota Quorum.

3.    Memperhatikan Demokratisasi, artinya persidangan harus saling menghargai dan menghormati konstitusi forum.

4.    Memperhatikan Visi Persidangan, Persidangan haruslah mempunyai niatan yang baik untuk menyelesaikan permasalahan (Timokrasi).

VI.8 Macam-macam Persidangan

1.      Sidang Pleno: Sidang untuk membahas hasil kesepakatan

2.      Sidang Komisi: Sidang rekomendasi organisasional

3.      Sidang Istimewa: Sidang yang diadakan sesuai kesepakatan hierarki

4.      Sidang Luar Biasa: Sidang untuk membahas perubahan hasil konstitusi

5.      Sidang Paripurna:  Sidang keputusan akhir

6.      Sidang Umum/ Tahunan : Sidang yang membahas LPJ dan atau AD/ART sebagai rekomendasi tahun berikutnya

7.      Mubes: Sidang lima tahunan untuk membahas perubahan struktur hierarkis

VI.9 Quorum dan Pengambilan Keputusan

1.      Quorum

g.    Sidang dianggap sah apabila dihadiri sekurang-kurangnya 2/3 dari peserta sidang

h.    Apabila point 1 tidak terpenuhi, maka sidang akan ditunda sesuai dengan kesepakatan forum

i.      Apabila point 2 tidak terpenuhi, biasanya sidang akan tetap dilanjutkan dengan semestinya

2.      Pengambilan Keputusan:

a.       Setiap pengambilan keutusan diusahakan melalui Musyawarah Mufakat

b.      Apabila point 1 tidak terpenuhi, maka diadakan Lobbying antara pihak yang berbeda pendapat

c.       Apabila point 2 tidak terpenuhi, maka diadakan Voting

d.      Pengambilan keputusan melalui Voting dilakukan dengan bebas, jujur dan adil serta bertanggung jawab